個⼈情報保護に関する基本⽅針【プライバシーポリシー】

合人社シティサービス株式会社は、個⼈情報保護の重要性に鑑み、また保険業に対するお客さまの信頼をより向上させるため、個⼈情報の保護に関する法律（個⼈情報保護法）、⾏政⼿続における特定の個⼈を識別するための番号の利⽤等に関する法律（番号法）、その他の関係令、関係官庁からのガイドライン、特定個⼈情報の適正な取扱いに関するガイドラインなどを遵守して、個⼈情報を厳正‧適切に取り扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。
合人社シティサービス株式会社は、個⼈情報の取扱いが適正に⾏われるように、従業者への教育‧指導を徹底し、適正な取扱いが⾏われるよう取り組んでまいります。また、個⼈情報の取扱いに関する苦情‧ご相談に迅速に対応し、合人社シティサービス株式会社の個⼈情報の取扱いおよび安全管理に係る適切な措置については、適宜⾒直し、改善いたします。

１．個⼈情報の取得‧利⽤

　合人社シティサービス株式会社は、業務上必要な範囲内で、かつ、適法で公正な手段により個人情報を取得・利用します。
（下記８．の個人番号および特定個人情報を除きます。）

２．個⼈情報の利⽤⽬的

合人社シティサービス株式会社は、保険会社から保険募集業務の委託をうけて、取得した個⼈情報（個⼈番号および特定個⼈情報については、下記７．をご覧ください。）を当該業務の遂⾏に必要な範囲内で利⽤します。

合人社シティサービス株式会社は複数の保険会社と取引があり、取得した個⼈情報を取引のある保険会社の商品‧サービスをご提案するために利⽤させていただくことがあります。

合人社シティサービス株式会社における具体的な個⼈情報の利⽤⽬的は次のとおりであり、それら以外の他の⽬的に利⽤することはありません。

合人社シティサービス株式会社が取り扱う損害保険およびこれらに付帯‧関連するサービスの提供

上記の利⽤⽬的の変更は、相当の関連性を有すると合理的に認められている範囲にて⾏い、変更する場合には、その内容をご本⼈に対し、原則として書⾯（電磁的記録を含む。以下同じ。）などにより通知し、または合人社シティサービス株式会社のホームページなどにより公表します。
合人社シティサービス株式会社に対し保険業務の委託を⾏う保険会社の利⽤⽬的は、保険会社のホームページ（下記）に記載してあります。

＜損害保険会社＞

■ 三井住友海上⽕災保険株式会社（https://www.ms-ins.com）

■ 東京海上⽇動⽕災保険株式会社（https://www.tokiomarine-nichido.co.jp/）

■ あいおいニッセイ同和損害保険株式会社（https://aioinissaydowa.co.jp/）

■ 株式会社損害保険ジャパン（https://www.sompo-japan.co.jp/）

■ ⽇新⽕災海上保険株式会社（https://www.nisshinfire.co.jp/）

■ 共栄⽕災海上保険株式会社（https://www.kyoeikasai.co.jp/）

■ ＡＩＧ損害保険株式会社（https://www.aig.co.jp/sonpo）

■ Ｃｈｕｂｂ損害保険株式会社（https://www.chubb.com/jp-jp/）

３．個⼈データの安全管理措置

合人社シティサービス株式会社は、取り扱う個⼈データ（下記８．の個⼈番号および特定個⼈情報を含みます。）の漏えい、滅失または毀損の防⽌、その他個⼈データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規程などの整備および実施体制の整備など、⼗分なセキュリティ対策を講じるとともに、利⽤⽬的の達成に必要とされる正確性‧最新性を確保するための適切な措置を講じ、万が⼀、問題等が発⽣した場合は、速やかに適当な是正対策を⾏います。
合人社シティサービス株式会社は、個⼈データの安全管理措置に関する社内規程を別途定めており、その具体的内容は主として以下のとおりです。安全管理措置に関するご質問については、下記９．のお問い合わせ窓⼝までお寄せください。

1. 基本⽅針の整備

   個⼈データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令‧ガイドライン等の遵守」、「安全管理措置に関する事項」、「質問および苦情処理の窓⼝」等について本基本⽅針を策定し、必要に応じて⾒直しています。

2. 個人データの安全管理に係る取扱規程の整備

   取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等についての規程を整備し、必要に応じて見直しています。

3. 組織的安全管理措置
   • 個人データの管理責任者等の設置
   • 就業規則等における安全管理措置の整備
   • 個人データの安全管理に係る取扱規程に従った運用
   • 個人データの取扱状況を確認できる手段の整備
   • 個人データの取扱状況の点検及び監査体制の整備と実施
   • 漏えい等事案に対応する体制の整備
4. 人的安全管理措置
   • 従業者との個人データの非開示契約等の締結
   • 従業者の役割・責任等の明確化
   • 従業者への安全管理措置の周知徹底、教育及び訓練
   • 従業者による個人データ管理手続の遵守状況の確認
5. 物理的安全管理措置
   • 個人データの取扱区域等の管理
   • 機器及び電子媒体等の盗難等の防止
   • 電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止
   • 個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄
6. 技術的安全管理措置
   • 個人データの利用者の識別及び認証
   • 個人データの管理区分の設定及びアクセス制御
   • 個人データへのアクセス権限の管理
   • 個人データの漏えい・毀損等防止策
   • 個人データへのアクセスの記録及び分析
   • 個人データを取り扱う情報システムの稼動状況の記録及び分析
   • 個人データを取り扱う情報システムの監視及び監査
7. 委託先の監督

   個人データの取扱いを委託する場合には、個人データを適正に取り扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、外部委託に係る取扱規程を整備し、定期的に見直しています。

8. 外的環境の把握

   個人データを取り扱う国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。

４．個⼈データの第三者への提供および第三者からの取得

1. 合人社シティサービス株式会社は、次の場合を除き、あらかじめご本⼈の同意なく第三者に個⼈データ（個⼈番号および特定個⼈情報については、下記８．をご覧ください。）を提供しません。
   1. ①法令に基づく場合
   2. ②⼈の⽣命、⾝体⼜は財産の保護のために必要がある場合であって、本⼈の同意を得ることが困難であるとき。
   3. ③公衆衛⽣の向上⼜は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本⼈の同意を得ることが困難であるとき。
   4. ⑤国の機関若しくは地⽅公共団体⼜はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂⾏することに対して協⼒する必要がある場合であって、本⼈の同意を得ることにより当該事務の遂⾏に⽀障を及ぼすおそれがあるとき。
   5. ⑥当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個⼈データを学術研究⽬的で取り扱う必要があるとき（当該個⼈データを取り扱う⽬的の⼀部が学術研究⽬的である場合を含み、個⼈の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
2. 個⼈データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したとき（個⼈関連情報を個⼈データとして取得する場合を含みます。）、提供‧取得経緯等の確認を⾏うとともに、提供先‧提供者の⽒名等、法令で定める事項を記録し、保管します。

５．個⼈関連情報の第三者への提供

1. 合人社シティサービス株式会社は、法令で定める場合を除き、第三者が個⼈関連情報を個⼈データとして取得することが想定されるときは、当該第三者において当該個⼈関連情報のご本⼈から、当該情報を取得することを認める旨の同意が得られていることを確認することをしないで、当該情報を提供しません。
2. 合人社シティサービス株式会社は、法令で定める場合を除き、前項の確認に基づき個⼈関連情報を第三者に提供した場合には、当該提供に関する事項（いつ、どのような提供先に、どのような個⼈関連情報を提供したか、どのように第三者がご本⼈の同意を得たか等）について確認‧記録します。

６．センシティブ情報の取扱い

合人社シティサービス株式会社は、要配慮個⼈情報（⼈種、信条、社会的⾝分、病歴、前科‧前歴、犯罪被害情報などをいいます）ならびに労働組合への加盟、⾨地および本籍地、保健医療および性⽣活に関する個⼈情報（センシティブ情報）については、次の場合を除き、原則として取得、利⽤または第三者提供を⾏いません。

1. 法令等に基づく場合
2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合
3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
4. 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
5. 保険募集業務の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の思想もしくは加盟団体に関する機微情報のセンシティブ情報を取得、利用又は第三者に提供する場合
6. 損害賠償等保険金支払業務の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合
7. 保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合

７．個⼈番号および特定個⼈情報の取扱い

合人社シティサービス株式会社は、個⼈番号および特定個⼈情報について、法令で限定的に明記された⽬的以外のために取得‧利⽤しません。番号法で限定的に明⽰された場合を除き、個⼈番号および特定個⼈情報を第三者に提供しません。

８．個⼈情報保護法に基づき保有個⼈データの開⽰、訂正、利⽤停⽌など

個⼈情報保護法に基づく保有個⼈データ（上記７．の個⼈番号および特定個⼈情報を含みます。）に関する開⽰（確認‧記録の開⽰を含む）、訂正または利⽤停⽌などに関するご請求については、データの保有者である保険会社に対してお取次ぎいたします。

９．お問い合わせ先

ご連絡先は下記のお問い合わせ窓⼝となります。また保険事故に関する照会については、下記お問い合わせ窓⼝のほか、保険証券記載の保険会社の事故相談窓⼝にもお問い合わせいただくことができます。

なお、ご照会者がご本⼈であることをご確認させていただいたうえで、ご対応させていただきますので、あらかじめご了承願います。

＜代理店名＞

合人社シティサービス株式会社

＜所在地＞

広島県広島市中区袋町４番３１号

＜代表者名＞

福原　祥二

＜電話番号＞

082-248-7017

＜受付時間＞

平日9時から18時

合人社シティサービス株式会社からのＥメール、ダイレクトメール等による新商品‧サービスのご案内について、ご希望されない場合は、上記のお問い合わせ先までお申し出ください。